1. Detaillierte Klärung der Ausgangssituation

• Jede Vorbereitung eines hybriden Workshops startet mit einer Aufnahme der Ausgangsbedingungen:
• Wieviel Teilnehmer:innen wollen jeweils remote und vorort mitmachen?
• Wie sind die Gegebenheiten vor Ort? Welche Technik kann genutzt werden?
• Welches Videokonferenz-Tool kann eingesetzt werden und welche Möglichkeiten bietet es?
• Ist es wichtig die Ergebnisse simultan zu visualisieren? Welches virtuelle Whiteboard kann dazu genutzt werden?
• Wie intensiv soll die Integration und Zusammenarbeit der Teilnehmer:innen aus beiden Welten gestaltet werden?

2. Detaillierte Workshop-Planung

Hybride Workshops sind deutlich komplexer, da sie das beste aus beiden Welten verbinden sollen. Wir empfehlen von daher, wie in jedem anderen Workshop, mit einer Klärung des inhaltlichen Auftrages zu starten, die dann in einer sehr detaillierten Planung des Workshops mündet:

• Welche Schritte wollen wir gehen?
• Was ist das inhaltliche Ziel des Schrittes und welche Rolle kommt dabei den Teilnehmenden zu?
• Ist es wichtig, dass die Teilnehmer:innen aus beide Welten hier eng zusammenarbeiten oder können sie getrennt arbeiten?
• Mit welchen Methoden soll dieser Schritt bearbeitet werden?
• Was ist dazu technisch nötig?
• Wieviel Zeit wird dazu benötig?

3. Detaillierte technische Vorbereitung

Eine detailliert technische Vorbereitung ist für hybride Workshops unerlässlich, die unbedingt vor ihrem Einsatz getestet werden soll:

• Welche Technik wird vor Ort benötigt?
• Welche Technik und welche Software brauchen die Remote-Teilnehmenden?
• Wie genau wird der Raum aufgebaut?
• Wie gut funktioniert Bildübertragung und Akustik?
• Müssen alle Bilder der Teilnehmenden in der gleichen Größe auf dem Bildschirm erscheinen? Wenn ja, wie wird das technisch sichergestellt?
• Wie stellen wir eine gute Akustik auf beiden Seiten her?

4. Gute Moderation und technische Unterstützung

Die Moderation einer Gruppe aus beiden Welten ist sehr viel komplexer und anspruchsvoller als bisher. Aufgabe der Moderation ist es nämlich nicht nur zu guten fachlichen Ergebnissen zu kommen, sondern eine gute Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen. In der hybriden Welt bedeutet das:

• Inklusion und Augenhöhe in beiden Welten zu ermöglichen.
• Transparenz zu schaffen, auch in Dingen, die sonst offensichtlich sind.
• Emotionale und konfliktbeladenen Situationen angemessen zu gestalten, auch wenn Mimik und Gesten der Beteiligten nicht immer zugänglich sind.

Eine gute Moderation muss sich folglich empathisch in die Teilnehmenden aus beiden Welten versetzen können und dann auch spontan Formate anbieten, um auch in hybriden Setting mit unerwarteten Situationen umgehen zu können.

5. Klares Briefing der Teilnehmer:innen

Wegen der bisher mangelnden Übung brauchen Teilnehmer:innen hybrider Workshops deutlich umfassendere Informationen zu Vorbereitung:

• Ziel und Agenda inkl. Pausengestaltung
• Genutzte Technik
• Netiquette für hybride Zusammenarbeit

Wie auch vor Ort sollte, wenn keine Erfahrung in der genutzten Technik und Software vorhanden ist, vorher unbedingt geschult und getestet werden.

6. Lernprozess aufsetzen und leben

Wie bereits in der Online-Zusammenarbeit haben wir im Consensa Team die Erfahrung gewonnen, dass wir eine immense Lernkurve nehmen, wenn wir diese bewusst gestalten.

Wir empfehlen von daher sich viel Zeit für Zwischenreflexionen zum Prozess der Zusammenarbeit zu nehmen (Retrospektiven) sowie ein ausführliches Feedback am Ende des Workshops (z.B. in Form einer Befragung) einzuholen und daraus gezielt zu lernen.

Sie benötigen Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung eines hybriden Events? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.