Situation

Unser Kunde ist Technologieführer im Bereich Ultraschall-Chirurgie. Für ein Projekt zur Entwicklung und Implementierung einer neuen Komponente eines medizintechnischen Instruments wollte die Projektleitung einen Startworkshop durchführen. Ziel war es, dem neu formierten Team das Projekt vorzustellen sowie gemeinsam in die Projektplanung einzusteigen und mögliche Risiken zu identifizieren, um das Projekt bestmöglich zu starten und das Team arbeitsfähig zu machen.

Problem

Der geplante Startworkshop fiel in die Zeit des Corona Shutdowns. Bestehende Unsicherheiten, die bei den Beteiligten zu Beginn eines Projektes bestehen, wurden somit durch die Corona-Pandemie noch weiter verstärkt. Hinzu kam, dass physischer Kontakt zu dieser Zeit untersagt war, weshalb kein klassischer Projekt-Startworkshop durchgeführt werden konnte. Alle Projektmitglieder befanden sich im Homeoffice und hatten bis zu dem Zeitpunkt noch nie rein digital ein Projekt gestartet. Verzögerungen waren zu Beginn des Projekts nicht akzeptabel, der geplante Termin für den Kick-Off sollte unbedingt gehalten werden.

Lösung

Aufgrund der Kontaktbeschränkungen wurde der Projektstart bei unserem Kunden zum ersten Mal mit einem rein virtuellen Kick-Off begangen, für den die Projektleitung lediglich ein gutes Design benötigte und selbst moderierte. Alle Beteiligten konnten aus dem Homeoffice teilnehmen. Als Kollaborations-Tool wurde Microsoft Teams verwendet, wer konnte, schaltete sich mit Kamera zu. Für die Erarbeitung der Timeline, der Arbeitspakete und der Risikoanalyse konnten wir das digitale Whiteboard Miro nutzen. Miro hat den Vorteil, dass alle Teilnehmer gleichzeitig zugriffs- und schreibberechtigt sind, so dass sich zwischen den Kleingruppen aus R&D, Produktmanagement, Entwicklung und Konstruktion guter Informationsfluss und das Gefühl der direkten Zusammenarbeit entwickeln konnte. Der Kick-Off wurde aufgrund der virtuellen Zusammenarbeit und der damit einhergehenden höheren Anstrengung auf drei Stunden begrenzt.

Nutzen