Digitalisierung des Beratungsangebots

Situation

Unser Kunde ist ein Verein, der flüchtige Frauen dabei unterstützt, sich in Deutschland ein eigenständiges Leben aufzubauen. Das Beratungsangebot bietet den Frauen Hilfe bei der individuellen Kompetenzfeststellung, der Auswahl von beruflichen und persönlichen Integrationsmaßnahmen, wie auch bei der Vermittlung in den Arbeitsmarkt und ermöglicht berufsbegleitendes Coaching.

Bin e.V. bietet den Flüchtigen ihre Beratungsleistungen bisher vor Ort in ihren Büroräumen an. Derzeit besteht das Team aus 6 Festangestellten, 20 Freiberuflichen (Honorarkräften) und 16 ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Der Verein finanziert sich durch Leistungen des Jobcenters für die erbrachte Beratung, Mitgliederbeiträge und Spenden.

Problem

Durch Einschränkungen bzgl. der Mobilität und/oder der persönlichen Lebenssituation der geflüchteten Frauen, aber auch durch terminliche Schwierigkeiten aufgrund langer Anfahrtswege der Berater*innen können Gespräche oft nicht stattfinden, was finanzielle Einbußen mit sich bringt. Die dringend gebrauchte Hilfe kann nicht so regelmäßig wie geplant realisiert werden. Verschärft hat sich die Situation weiter durch die Covid-19-Pandemie und der damit einhergehenden vorgeschriebenen Kontakt-Einschränkungen. Ohne eine schnell umsetzbare Lösung droht dem Beratungsgeschäft in Kürze das Aus.

Lösung

Zusammen mit der Geschäftsleiterin wurde ein Plan entwickelt, durch den innerhalb von nur 8 Wochen das Beratungsangebot digitalisiert und online angeboten werden konnte.
Consensa stellte Bin e.V. dafür einen dedizierten Projektleiter für jeweils 2 Tage in der Woche zur Verfügung, der das Projekt von der Auftragsklärung bis zum erfolgreichen Abschluss betreute, vorantrieb und das (ehrenamtliche) Projektteam immer wieder aufs Neue motivierte sowie bestärkte.
Der Zielsetzung entsprechend wurde die Zusammenarbeit größtenteils online realisiert. Zur Projektsteuerung und
-dokumentation wurde das Online-Tool Meistertask verwendet. Via Zoom fanden die Online-Meetings, Schulungen und auch Workshops statt. Gemeinsam gearbeitet wurde über das digitale Whiteboard Miro und mit Google Docs. Zur Erstellung von Video-Tutorials wurden kurzerhand Zoom-Meetings aufgenommen oder der Bildschirm bei der Verwendung von Tools aufgenommen und mit Video-Editor-Software nachbearbeitet.

Die realisierten Ziele des Projekts waren im Einzelnen:

  • Es besteht ein Schulungskonzept für Berater*innen und für Teilnehmer*innen mit entsprechenden Schulungsmaterialien (Lehr-Videos, Anleitungen, Übungsplattformen).
  • Die Berater*innen sind geschult und können mit den Bin e.V. zur Verfügung gestellten Schulungsmaterialien ihr Wissen und Können weiter ausbauen. Neue Berater*innen können dadurch ebenfalls leicht geschult werden.
  • Der technischen Voraussetzungen sind geklärt:
    o Hardware
    o Software
    o Methodenbeispiele
  • Die Motivation zur digitalen Weiterentwicklung ist erzeugt. Es wurden auf Nachfrage weitere Übungs-Sessions durchgeführt. Die Tools und Online-Methoden werden für Beratungen verwendet.
  • Digitale Kompetenz besteht im Verein und es wurde ein dediziertes Team zum weiteren Ausbau der Kenntnisse und Fähigkeiten und der Weiterentwicklung der Online-Methoden gebildet.

 

Nutzen

 
Das sicherlich wichtigste Ergebnis des Projekts ist, dass Bin e.V. ihr Beratungsangebot weiterhin anbieten kann. Durch die Digitalisierung der Beratungsprozesse ist mehr Flexibilität im Verein entstanden und Kosten konnten durch wegfallende Fahrtwege und geringere Raumkosten gesenkt werden. Termine fallen nur noch selten aus. Davon profitiert der Verein und vor allem die geflüchteten Frauen.
 
Die im Team anfangs bestehenden Bedenken und die Skepsis bezüglich einer online stattfindenden Beratung konnten weitgehend abgebaut werden. Mit Hilfe der vorbereiteten Lern-Medien gewinnen die Berater*innen mehr und mehr Sicherheit im Umgang mit den Online-Tools und es macht ihnen inzwischen Spaß virtuell zu beraten. Auf eigenen Wunsch fanden schon Refresher-Trainings statt, natürlich wieder online.

 

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