Videokonferenzen gekonnt moderieren - Drei QuickWins

18.12.2018 -

Online-Meetings und Telefonkonferenzen können enorm viel Zeit sparen, wenn die Technik sicher beherrscht wird. Drei Punkte sollten Sie beachten, wenn das Meeting ein Erfolg werden soll: Eine störungsfreie Technik, eine gute Vorbereitung und die professionelle Moderation.

Wer, wie wir, seine Zeit regelmäßig in Online-Meetings und Telefonkonferenzen verbringt, ist wegen der häufig auftretenden technischen Probleme oft frustriert. Umso mehr freut man sich, wenn man sicher sein kann, dass die eigene Zeit nicht verschwendet wird, die Grundbedürfnisse gedeckt werden und vor allem angemessene Ergebnisse erzielt werden.

Nachfolgende Mini-Checkliste hilft, dies sicherzustellen.

1. Die Technik muss laufen

Leider ist es immer noch nicht selbstverständlich, dass alle Beteiligten die passende Technik zur Verfügung haben und wirklich nutzen können. Sie sollte von allen Beteiligten sicher beherrscht werden und mit allen Geräten gut zusammenarbeiten. Es lohnt sich immer, als Organisator darauf ein besonderes Augenmerk zu legen.

Zunächst ist die Ausstattung der Beteiligten zu klären:

  • gute und stabile Verbindung (Internet oder Festnetz)
  • gute Kamera (auf Stirnhöhe) und ggf. Headset, um unangenehme Nebengeräusche auszuschließen
  • bei einem Online-Meeting: Nutzung des gewählten Tools ist für alle möglich (Zugang und Erlaubnis durch IT-Compliance)? Ggf. Einwahl mit normaler Telefonleitung möglich?

Abhängig von der Ausstattung der Beteiligten, ist es manchmal immer noch sinnvoll, eine schlichte Telefonkonferenz zu schalten, die heute auf jedem Mobiltelefon stabil läuft. Um allen Beteiligten gleiche Rahmenbedingungen zu bieten, ist hier im Zweifel weniger mehr!

Wichtig ist es, dass alle Beteiligten die Technik vorher testen und ggf. im Umgang mit ihr geschult werden. Oft ist es sinnvoll, dies vor dem ersten Meeting zu tun, besonders wenn ein neues Tool eingeführt wird.

Hilfreich ist es – besonders wenn eine neue Konstellation von Beteiligten zusammenkommt – das Meeting bereits einige Zeit vor dem eigentlichen Termin zu öffnen und als Veranstalter unterstützend für die Teilnehmer da zu sein. Wenn dann doch alles klappt, kann die Zeit– wie in normalen Meetings auch – für Smalltalk genutzt werden.

Aufgrund der besonderen Bedingungen in der virtuellen Welt ist die Geduld der Teilnehmer oft weniger strapazierfähig, als in normalen Alltagskonferenzen. Ein Veranstalter, der seinen Teilnehmern im Ernstfall helfen kann, erfährt meistens eine deutlich größere Akzeptanz als jemand, der diese Probleme ignorieren muss, weil er dafür weder Zeit noch Ressourcen hat.

2. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Als Einladender ist man meist für Technik, Inhalt und die Moderation gleichzeitig verantwortlich.

Wie im realen Meeting auch, gilt es zunächst einen für ein Online-Meeting geeigneten „echten“ Raum zu suchen und zu buchen, in dem die richtigen technischen Voraussetzungen, eine gute Ausleuchtung und ggf. Akustik zur Verfügung stehen. Ebenso sollten dort keine Störungen zu erwarten sein. Ein echter Pluspunkt ist es, wenn ein Unternehmen dafür eigene Räume zur Verfügung stellen kann.

Eine rechtzeitige Einladung mit genauer Agenda, Anfangs- und Schlusszeit und allen wichtigen Einwahldetails sollte rechtzeitig verschickt werden. Unterlagen, die im Meeting besprochen werden, sollten ebenfalls vorab versendet werden. Selbst wenn diese direkt auf dem Bildschirm gezeigt werden, können sich die Teilnehmer ausreichend vorbereiten und ggf. auf sie zurückgreifen, wenn die Bildschirmübertragung gestört sein sollte.

Wie jedes Meeting wird es, wenn es ein Erfolg werden soll, zunächst detailliert geplant und auf das gewählte Tool angepasst. Der Ablaufplan wird dabei auf Minutenbasis erstellt. Er zeigt genau auf, wann die Teilnehmer von wem Input erhalten, wann und wie sie diskutieren und wie die Ergebnisse festgehalten werden. Wegen der hohen Anstrengung empfiehlt es sich, die Teilnehmer spätestens alle 15 Minuten zu beteiligen und nach 45 Minuten eine kurze Pause einzulegen.

Alle Teilnehmer bereiten ihren virtuellen Konferenzplatz vor, bevor sie das Meeting betreten. Dazu gehört es auch, Störungen wie z.B. andere Menschen, Telefone, störende Hintergrundbilder, aber auch Hintergrundprogramme im eigenen Computer, die plötzlich aufscheinen können, auszuschließen. Der virtuelle Konferenzplatz im jeweiligen Tool wird getestet, sodass Bild und Ton sicher funktionieren. Manche Menschen machen, vergleichbar wie im Onsite-Meeting in den Spiegel zu schauen, noch ein Selfie, um ihre eigene Wirkung zu überprüfen.

3. Eine exzellente Moderation und Dokumentation sorgt für zufriedenstellende Ergebnisse

Für jedes Online-Meeting gilt verstärkt, was bereits in Onsite-Meetings gilt: Eine gute Moderation, die den roten Faden hält, für gemeinsame Bilder sorgt und die Ergebnisse dokumentiert, ist für den Erfolg der Veranstaltung essentiell.

Dabei ist es wichtig, sich darüber klar zu werden, dass natürliche Korrektive, wie z.B. Blickkontakt, in virtuellen Sitzungen nicht funktionieren und deshalb bewusst in die Moderation eingebaut werden. Oft muss durch Sprache des Moderators ersetzt werden, was sonst von selbst sichtbar wäre (z.B. jemand betritt oder verlässt den Raum). Vieles muss explizit erfragt werden.

Folgende Tipps und Erfahrungen sind bei der Moderation hilfreich:

  • vor Beginn des Meetings die Teilnehmer bitten, Ablenkungen auszuschalten
  • Kontakt ermöglichen:  Smalltalk vor dem Start und Willkommensrunde
  • Meeting glasklar eröffnen (Nutzen, Ziele, Rahmen, Ablauf …)
  • aktiv zuhören und Fragen stellen 2.0 -> Kommunikation häufiger sternförmig über Moderator steuern, als in Onsite-Meetings.
  • Regeln zur Zusammenarbeit benennen und etablieren
  • nach jedem Schritt Ergebnis zusammenfassen und Funktion des nächsten Schritts anmoderieren
  • immer wieder Orientierung geben
  • die Selbstverantwortung der Teilnehmer betonen
  • möglichst viel Visualisierung hilft gemeinsame Bilder zu schaffen

Unserer Erfahrung nach ist auch das Gestalten von Videokonferenzen eine Aufgabe, die gelernt und z.B. durch gemeinsame Retrospektiven kontinuierlich weiterentwickelt sein will. Wenn dies gelingt, können deren Vorteile die Nachteile mehr als aufwiegen.