Project Hacks: Mehr Schaffen durch agile Workshop-Agenda

10.12.2018 -

dass zu viele Themen auf der Agenda sind. „Was mache ich jetzt? Warum habe ich die Erwartung geweckt, dass wir all diese Themen heute bearbeiten können? Jetzt sind wir wahrscheinlich am Ende alle nicht zufrieden!“ …In dieser Situation haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie starten durch, begrenzen die Themen zeitlich stark („ab jetzt nur noch 15 Minuten pro Thema“) und geraten in noch mehr Stress. Oder Sie arbeiten von Anfang an mit der agilen Agenda und teilen gemeinschaftlich mit Ihrem Team die Verantwortung für die laufende Themenpriorisierung und Bearbeitungszeit.

Backlog mit Epics und User Stories
Aus dem Agilen Projektmanagement kennen wir Epics als grob beschriebene Anforderungen, die dann in User Stories detailliert werden. Diese Vorgehensweise – vom Groben ins Detail – nutzen wir auch im Workshop.

Wie geht’s genau?
Als Moderator schreiben Sie die Themen des Workshops, die sich aus dem Ziel ableiten, als Überschriften z.B. auf größere Post-Its und hängen sie ins Backlog: Das sind die Epics.

Dann detaillieren Sie welche Schritte zur Bearbeitung der Themen nötig sind. Das können Sie vorab oder im Verlauf des Workshops mit Ihrem Team nach und nach tun. Im Bild sind diese verdaubaren Themenhäppchen die andersfarbigen Post-Ist: Das entspricht den User Stories. Weitere Themen oder Fragen, die während der Diskussion entstehen, können zur jeweiligen Epic zugeordnet werden.

Sobald eine User Story bearbeitet ist, erfolgt ein gemeinsamer Blick auf die Agenda und es kann weiter gehen – mit dem nächstwichtigen Thema.

Einfach aber nicht leicht - Was geht besser?
Die Anleitung hört sich vielleicht gar nicht nach so großem Sprung an – jedenfalls habe ich das gedacht als meine Kollegen mir von diesem Experiment erzählten. Sind das nicht nur andere Wörter aus der agilen Welt? Ich habe es dann selbst ausprobiert und bin begeistert zu folgenden Erkenntnissen gekommen:

  • Das Workshop-Backlog hilft mir als Moderator in eine Haltung von gemeinschaftlicher Verantwortung für den Prozess zu driften – und das gleich zu Beginn
  • Themen dürfen entstehen und werden transparent – ohne den gleichzeitigen Druck alles sofort zu bearbeiten.
  • Meine immer schon vorhandene Vermutung der Illusion planbarer Diskussionsprozesse darf jetzt offiziell geteilt werden und das Beste daran ist, dass die Ergebnisse besser werden – und die Gruppe am Ende auch noch mehr geschafft hat.

Und das nicht durch Magie – sondern einfach durch Bearbeitung verdaubarer Themenhäppchen und Mobilisierung der gesamten Gruppenenergie – wow!