Prozessmodell zur Entscheidungsfindung

In Projekten werden ständig Entscheidungen getroffen. Entscheidungen, die

• Ziele und Rahmenbedingungen,
• Auftragsklärung und -verfeinerung,
• grundsätzliche Weichenstellungen,
• "Go-" oder "No-Go"-Entscheidungen und
• Freigabe zur Umsetzung
  betreffen, werden entweder von Entscheidungsgremien im Projekt (zum Beispiel der Steuergruppe oder dem Lenkungsausschuß) oder von übergeordneten Entscheidern der Linie getroffen.

In vielen, vor allem organisationsinternen Projekten, ist die Zusammenarbeit und die Verantwortung zwischen dem Projektteam und seinen Entscheidern überhaupt nicht oder nur unzureichend geklärt. Immer wieder ist Hauptzweck der Präsentation bei den Entscheidern, sich als Projekt so gut wie möglich darzustellen und über vorhandene Probleme Stillschweigen zu bewahren. In einer solchen Kultur ist die gewünschte Synergie nicht zu erreichen. Das Wissen und die Kompetenz der Entscheider kann so für einen gemeinsamen Fortschritt nicht genutzt werden.

Entscheidungen, die im Projektverlauf vom Projektteam und von Entscheidern getroffenen werden, sind für andere oft schwer nachvollziehbar. Sie wirken oftmals irrational. Es scheint so, als gäbe es immer wieder für das Projekt ungünstige Entscheidungen, die "aus dem Bauch heraus" oder auf Grund bestimmter Machtverhältnisse entstehen.

Mit dem Prozessmodell zur Entscheidungsfindung wollen wir Ihnen ein Modell vorstellen, daß dazu dient, den Entscheidungsprozess zu rationalisieren und für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar zu machen. Dies trägt zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Entscheidern bei.

Wie gehen wir vor

Das Modell dient als Orientierungsrahmen und roter Faden für die Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und zur Moderation von Entscheidungsprozessen in einer Gruppe.

Prozessmodell zur Entscheidungsfindung

• Ausgangssituation beschreiben:
  Was bisher geschah?
• Ziel der Entscheidung festlegen:
  Wozu treffen wir diese Entscheidung?
• Analyse der Situation:
  Daten, Fakten, Hintergründe
• Entscheidungskriterien festlegen:
  Woran erkennen wir, daß wir eine gute Entscheidung getroffen haben?
• Lösungsideen entwickeln
• Lösungsideen bewerten
• Entscheidungen treffen
• Handlungen verabreden
• Nach der Umsetzung: Entscheidung überprüfen
  Ausgangssituation beschreiben:
  Hier geht es darum, den Kontext, in dem die Entscheidung stattfindet, möglichst so exakt zu beschreiben, daß alle notwendigen Grundinformationen vorliegen. Dazu gehören z.B. eine Erinnerung an das Projektziel und den Verlauf der bisherigen Situation.

Ziel der Entscheidung festlegen:
In diesem Schritt wird zunächst beschrieben, was genau wozu entschieden werden soll. Hier kann auch festgelegt werden, ob eine zielgenaue und eindeutige Entscheidung notwendig ist, oder ob eine Bandbreite von Möglichkeiten oder gar mehrere Alternativen sinnvoll sein können

Analyse der Situation:
In dieser Phase werden alle für die Entscheidung notwenigen Daten, Fakten und Zahlen, aber auch - wenn es notwendig ist- persönliche Bedürfnisse, die für die Entscheidung bedeutend sind, analysiert.

Entscheidungskriterien festlegen:
Dieser Schritt stellt einen Kunstgriff im Vergleich zu klassischen Vorgehensweisen dar. Indem man vor der Entwicklung von Lösungen Kriterien festlegt, an denen man sie messen kann, verhindert man, daß später "Hahnenkämpfe" um persönliche Lieblingslösungen geführt werden. Man hat ja bereits zu Beginn festgelegt, woran man spätere Lösungen messen will.

Lösungsideen entwickeln:
Erst jetzt beginnt die Phase, entweder Lösungs-alternativen zu entwickeln oder sie in einer Präsentation aufzuzeigen. Dabei ist darauf zu achten, daß sie noch nicht bewertet werden.

Lösungsideen bewerten:
Erst jetzt werden die vorhandenen Ideen oder Lösungsalternativen mit Hilfe der vorher definierten Kriterien bewertet. Durch die bereits vorhandenen Kriterien entfällt an dieser Stelle, die Bewertung der Person, mit der eine Idee verbunden ist.

Entscheidungen treffen:
Wenn die Entscheidung für eine oder mehrere Lösungen getroffen wird, sollte dies im Einklang mit den im Zuge der Teambildung festgelegten Regeln zur Entscheidungsfindung geschehen.

Handlungen verabreden:
Zuletzt sind noch die aus der Entscheidung resultierenden nächsten Schritte zu besprechen und die Frage, wer sie bis wann erledigt.

Entscheidung überprüfen:
Nach angemessener Zeit sollte die Entscheidung überprüft und gegebenenfalls angepaßt werden.

Worauf man achten sollte

Das Prozessmodell zur Entscheidungsfindung ist ein sehr rationales Verfahren, bei dem die emotionalen Aspekte einer Entscheidung zu kurz kommen. Deshalb ist dieser Aspekt bei Themen mit hohem emotionalen Gehalt unbedingt in der Entscheidungsfindung zu berücksichtige. Dabei sollte über die emotionale Seite offen gesprochen werden und - wenn möglich - für alle beteiligten eine Win-Win-Situation hergestellt werden. Ist dies nicht möglich, sollten durch die Entscheidung herbeigeführten persönlichen Verletzungen oder Opfer nicht versachlicht oder bagatellisiert, sondern angemessen gewürdigt werden.

Weitere Hinweise zum Entscheidungsprozess finden Sie im Buch von Frau Mayrshofer und Herrn Kröger S. 105 ff und S. 245 ff.

Mayrshofer, Daniela / Kröger, Hubertus: Prozesskompetenz in der Projektarbeit: Ein Handbuch für Projektleiter, Prozessbegleiter und Berater. Mit vielen Praxisbeispielen. Windmühle, Hamburg 1999.

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