Virtuelle Projektarbeit – schöne neue Welt mit Stolperfallen

12.01.2018 -

Virtuelle Projektarbeit – schöne neue Welt mit Stolperfallen

Eine Nachlese zum 35.-Expertenforum von Consensa

(Daniela Mayrshofer)

Immer mehr Projektteams arbeiten standortverteilt. Unser Keynote-Speaker Peter Ivanov berichtet, dass es heute bereits 81% aller Teams sind. Gleichzeitig haben nahezu alle der 40 teilnehmenden Experten bestätigt, dass sie sich regelmäßig in Telefonkonferenzen langweilen.

Es liegt also auf der Hand, die schöne neue Technik einzusetzen, um die virtuelle Zusammenarbeit in Projekten auf mindestens das Niveau zu bringen, das wir von unserer bisherigen Arbeit gewohnt sind.

Oft gelingt dies jedoch nicht wie gewünscht: Technische Hürden kosten Zeit und Energie, Zeitdifferenzen erschweren synchrones Arbeiten, ein stabiles und zuverlässiges Engagement der Teammitglieder ist über die Distanz häufig schwieriger herzustellen.

Gleichzeitig gilt es, die der virtuellen Zusammenarbeit innewohnenden Chancen wirklich nutzen zu können. Wie dies gelingen kann, haben sich ca. 40 Menschen, die in sehr unterschiedlichen Organisationen für die Qualität des Projektmanagements sorgen, auf diesem Forum gemeinsam überlegt.

Schon am Vorabend hat uns das Improtheather Steife Brise durch spannende Übungen in kleinen Gruppen einen erlebbaren Vorgeschmack auf Chancen und Hürden der virtuellen Teamarbeit gegeben.

 

 

Den zweiten Tag habe ich mit folgende These eröffnet:

Virtuelle Zusammenarbeit kann gelingen, wenn wir es schaffen, die Qualitätsfaktoren prozessorientierten Projektmanagements  (danielamayrshofer.blogspot.com) auf den virtuellen Raum zu übertragen. Das wir hier noch ganz am Anfang stehen, ist keine Frage.

In einem sehr inspirierenden Vortrag hat uns dann der Autor des Bestsellers „Virtual Power Teams“ ,Peter Ivanov, aus seinem reichhaltigen Erfahrungsschatz erste Ansätze geliefert, wie es gehen kann.

Im daran anschließenden Open Space wurden in meist selbst gesteuerten Teams weitere Erkenntnisse und Lösungsideen erarbeitet, von denen ich einige Ergebnisse exemplarisch vorstellen möchte:

Um bei den scheinbar einfachen Dingen zu beginnen, hat unsere Kollegin Christiane Bußhoff mit vielen praktischen Tipps überzeugen können, dass selbst Telefonkonferenzen deutlich besser werden können, wenn wir sie sorgfältig vorbereiten und die aus der Meetingmoderation bekannten Werkzeuge in modifizierter Form auch beim Telefonieren in der Gruppe nutzen.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software und Technik sind laut Olaf Dierker, dem Geschäftsführer der Telelearning Akademie drei Dinge entscheidend: Die Art der Anwendung, die technischen Voraussetzungen und die Anforderungen an den Datenschutz.

Der gemeinsame Test einer konkreten Lösung Nureva Board hat uns prinzipiell sehr begeistert, weil sie einfach ist und gleichzeitig eine große Vielfalt an Möglichkeiten bietet. Um auf Dauer nutzbringend eingesetzt werden zu können, wurde aber auch deutlich, dass die Einführung einer konkreten Technik neben einer guten technischen Integration und Schulung vor allem gezieltes Changemanagement benötigt.

Spannend war der zunächst misslungene Versuch zu klassifizieren, welche Kanäle für welche Art von Information geeignet seien. Im Laufe des Gesprächs wurde deutlich, dass die Entscheidung sich hauptsächlich nach der Frage richten sollte, welche Kommunikationsziele erreicht werden sollen; und dass dabei bestehende Kultur, Rahmenbedingungen und Gewohnheiten einer Organisation nicht außer Acht gelassen werden können. Das Wichtigste sei dabei auch, eindeutige Verabredungen mit dem jeweiligen Team zu treffen.

Im letzten Slot haben sich dann nochmal ein großer Teil der Teilnehmer die Frage gestellt, wie genau wir die Errungenschaften der prozessorientierten Projektarbeit in virtuelle Projektarbeit einbringen können. Neben vieler konkreter Ideen hat uns dabei am meisten die Schere im eigenen Kopf überrascht und die Erkenntnis, dass es wahrscheinlich eine Menge Chancen geben wird, die wir alle noch gar nicht sehen. Warum sollte man zum Beispiel in Kulturen, in denen Angst vor Gesichtsverlust herrscht, nicht einfach regelmäßiges Feedback durch einen Avatar geben können?

40 Teilnehmer verließen nach Abschluss des Forumstages zufrieden die Consensa Räumlichkeiten. Vielen sei erst jetzt deutlich geworden, welche hohe Bedeutung dieses Thema hätte. Alle haben konkrete Ideen mitgenommen, was genau sie demnächst ausprobieren wollen.

Ich persönlich bin wieder einmal begeistert, welcher Gewinn es ist, mit über 40 anderen Experten einen Tag gemeinsam über ein Thema der Zukunft nachzudenken. Gespannt bin ich, von den Beteiligten zu erfahren, wie die Umsetzung bei ihnen geklappt hat und was wir gemeinsam daraus lernen können.

Zum Weiterlesen zum Thema „Virtual Power Teams“ empfehlen wir das Buch von Peter Ivanov: "Virtual Power Teams"

Wer mehr über prozessorientiertes Projektmanagement erfahren oder lernen will, wende sich vertrauensvoll an mich oder das Consensa-Team. Gerne wiederholen wir diese Veranstaltung auch in anderen Kontexten